בכל סוף שנת מס העמותות מחויבות להציג ניהול ספרים וניהול תקין

במאמר זה נרחיב בנוגע לניהול ספרים בעמותה ומהן המשימות הנדרשות לביצוע בסוף שנת המס

מנהלי עמותה צריכים לבדוק – האם הם מנהלים את כל הספרים בהם הם המחויבים? בדיקה זו הינה חשובה וקריטית.

מס הכנסה ורשם העמותות החלו לבצע ביקורות שטח לעיתים קרובות בצורה נרחבת כדי להבטיח ניהול תקין של הספרים.

מהן ספרי החובה שכל עמותה צריכה לנהל?

ספר תרומות – כולל תרומות בשווה כסף

ספר תלמידים (לבית ספר)

ספר קופה

פנקס בו רשומים חברי העמותה וחברי הועד.

קבלות – חובה להפיק קבלות באופן מיידי ולא כל דיחוי עבור כל תקבול לעמותה שלא עבר אל העמותה בהעברה בנקאית והוראת קבע. כלומר, תקבולים שמועברים באמצעות שקים, מזומן או אשראי. חובה זו חלה על העמותה בהתאם להוראות "ניהול ספרים" של מס הכנסה.

לפי הוראות "רשם עמותות", העמותה מחויבת להפיק קבלות לכלל ההכנסות של העמותה (לא חשוב כיצד התקבלו) – אחת לשנה.

זהו הזמן המתאים לעשות סדר ולבדוק מהם כלל התקבולים שהתקבלו בעמותה ולאילו מהם לא נרשמו קבלות כנדרש – ולהפיק את הקבלות הדרושות.

לדוגמה: קבלה מרוכזת לגבייה מהורה בהוראת קבע, קבלה מרוכזת לכלל התקבולים ממשרד ממשלתי.

כל עמותה צריכה לבצע כמה פעולות חשובות בכל סוף שנה (שנת מס) כדי להבטיח ניהול תקין:

ספירת קופה – בתאריך 31 לדצמבר (היום האחרון של השנה) מחויבת העמותה לבצע ספירת מזומנים, שיקים ושוברי אשראי.

מומלץ לתעד את רשימת השיקים ואף לצלם אותם ליתר ביטחון. בנוסף, מומלץ להפקיד את השיקים לפני סוף השנה.

ספירת מלאי – עמותות שיש להם מלאי של מוצרים צריכות לבצע ספירה של המוצרים ולתעד אותה באופן מסודר כך שתוצג כמות מוצר, מחיר למוצר וסך הכול.

דוגמות למלאי בסיסי – ספרים וכלי מטבח, גמ"חים עם מלאי מוצרים להשאלה ומכוני ספרים עם מלאי למכירה. אם אין הבדל משנים קודמות – אין צורך לבצע ספירה.

תשלום אגרה לרשם העמותות – התשלום הינו תנאי לקבלת אישור ניהול תקין של העמותה. ישנה אפשרות להקדים תשלום ולקבל הנחה באגרה.

עמותה שמנהלת עם פחות מ300,000 שח בשנה – יכולה לחסוך בקלות 1,500 שח בשנה. רשם העמותות מפחית אגרה – רק לעמותות המדווחות בדוח מילולי.

דפי בנק – מומלץ להוריד מידע עדכני אודות העו"ש של העמותה מאתר הבנק בו מתנהל חשבון העמותה, אפילו באופן דיגיטלי.

בדיקת תקינות הכוללת בתוכה ביטוח והלוואות

נתחיל בביטוח – זה בדיוק הזמן לבדוק ולבחון האם הכיסוי הביטוחי הקיים מספק עבור התלמידים, העובדים והרכוש של העמותה.

בנוסף, יש לבדוק ביטוח אחריות לכל חבר הועד והאנשים נושאי המשרות בעמותה.

חוזים והסכמים – יש לוודא כי כל שיתוף פעולה הנעשה עם גורם חיצוני לעמותה (שאינו שייך לעמותה) – מעוגן בהסכם/חוזה כתוב וחתום.

לדוגמה – הסכם שימוש בחשמל, הסכם שימוש במים (הסכם עם תאגידים או הסכם פרטי) וכדומה.

לקבלת דוגמות להסכמים וחוזים יש לפנות למשרדנו.

עסקאות עם צדדים הקשורים לעמותה – עסקאות אלו חייבות בדיווח בדו"ח כספי/מילולי.

ישנה אפשרות לגרור התחשבנות בשנת הכספים הבאה, אך מומלץ  לא לעשות זאת ולסיים את זה בסוף השנה הזאת.

מהן העסקאות הללו? תשלומי שכר, מתן או קבלת הלוואות מחבר ועד או ועדת ביקורת, מנכ"ל וקרובי משפחתם.

הלוואות – זה הזמן לבדוק ולבחון מחדש את כל יתרות ההלוואות הקיימות ובמיוחד – הלוואות פתוחות לסוף שנה.

כל עמותה רשאית ליטול הלוואה בתנאים סבירים. ההחלטה על נטילת ההלוואה כפופה לאישור הועד. ניתן ליטול הלוואה בתנאי שבהסכם ההלוואה מפורטים הפרטים הבאים:  את זהותו של נותן ההלוואה (הזהות אינה חסויה), פרטי ההלוואה ותנאי ההחזר המלאים, סכום ההלוואה והמועדים לפירעון ההלוואה. חשוב לדעת ולזכור כי הסכם הלוואה ייחתם רק עם מי שנתן את הכספים באופן ישיר, כך שההלוואה תוחזר ישירות אליו ולא דרך גורם שלישי.

בדיקה כספית של העמותה – מה היא כוללת?

גובה השכר של בעל תפקידים ניהוליים בעמותה – בעמותות הנתמכות מגורם חיצוני/ משרד ממשלתי, שכר בעלי התפקידים הניהוליים לא יעלה על 630,000 ש"ח בשנה.

שיעור ניצול תמיכה בעמותה – בעמותה נתמכת צריך לבדוק כי העמותה ניצלה את הכספים המגיעים לה באמצעות "קול קורא" (בשיעור שניתן לה דרך תמיכה ספציפית).

גובה עלויות הנהלה וכלליות – יש לבחון מהו היחס בין מחזור הפעילות של העמותה לבין ההוצאות שלה. בעמותות בהן מחזור הפעילות הוא עד 10 מיליון ש"ח – שיעור ההוצאות הוא 22% מקסימום. עמותות בהן מחזור הפעילות גבוה יותר – שיעור ההוצאות קטן עד 5% כאחוז שולי.

יתרת פעילות – יתרת זכות בעמותה. עודף הכספים המצטבר מפעילות העמותה לא יעלה על 100% מהמחזור השנתי. הגרעון המצטבר של העמותה לא יעלה על 50% מהמחזור השנתי.

האם מחזור העמותה קופץ מדרגה? ככל שהעמותה מתרחבת וגדלה ברווחיות שלה היא נדרשת לדיווחים נוספים על כך לרשם העמותות ומס הכנסה. חשוב: עמותה בעלת מחזור פעילות שעולה על סכום של 10 מליון ש"ח בשנה – מחויבת למנות מבקר פנימי במשרה קבועה בתוך העמותה. עמותה בעלת מחזור פעילות שעולה על 20 מליון ש"ח בשנה אף מחויבת לדיווח מקוון למע"מ.