לא רק משכורות: איך רשם העמותות מגדיר 'ניגוד עניינים סמוי' ברכש ובספקים של העמותה?

רוב חברי הוועד המנהל ומנהלי העמותות בישראל כבר מכירים היטב את הכלל הבסיסי:
חבר ועד מנהל אינו יכול לקבל שכר מהעמותה, והעסקת קרובי משפחה בדרגה ראשונה כעובדי עמותה כפופה למגבלות קשיחות ביותר.

אולם, בביקורות עומק של רשם העמותות (רשות התאגידים),
מרבית הליקויים החמורים והפסילות של אישור ניהול תקין אינם נובעים מתשלומי שכר ישירים –
אלא דווקא מ"ניגוד עניינים סמוי" בתהליכי רכש, התקשרויות עם ספקים ומיזמים משותפים.

רשם העמותות הגביר משמעותית את הפיקוח על זליגת משאבים עקיפה מגופים ללא כוונת רווח (מלכ"רים) לגורמים פרטיים.
להלן המידע שחשוב להכיר על אופן הגדרת "ניגוד עניינים סמוי" ברכש, ה"נורות האדומות" שהמפקחים מחפשים,
וכיצד תבטיחו שמערך הספקים שלכם חסין מביקורת.

מהו "ניגוד עניינים סמוי" בעולמות הרכש?

בעוד שניגוד עניינים גלוי מתרחש כאשר עמותה משלמת ישירות לחבר ועד או לקרובו,
ניגוד עניינים סמוי או עקיף מתקיים כאשר קיים זיקה עסקית,
אישית או כלכלית מעורפלת בין מקבלי ההחלטות בעמותה לבין הספק או מורשי החתימה אצלו.

רשם העמותות רואה בסיטואציות אלו חשש ממשי לחלוקת רווחים אסורה, פגיעה במטרות העמותה והעדפת אינטרסים זרים על פני טובת הארגון.

4 הבלופים השכיחים של ניגוד עניינים סמוי ברכש:

1. תסמונת "ספק המשנה" (Sub-contracting):

העמותה מתקשרת כחוק עם חברה חיצונית בלתי-תלויה לביצוע פרויקט, אך אותה חברה שוכרת כקבלן משנה (ללא ידע או בדיקה של העמותה)
את חברת הייעוץ הפרטית של חבר הוועד המנהל או קרובו. מבחינת הרשם, זוהי צינור העברת כספים עקיפה.

1. קשרים עסקיים מקבילים ("יד רוחצת יד"):

ספק של העמותה אינו קרוב משפחה של חבר הוועד, אך הוא שותף עסקי שלו בחברה פרטית אחרת,
או מעסיק את בנו של חבר הוועד בעסק הפרטי שלו. הזיקה הזו מייצרת תמריץ להעדפת הספק בעמותה בתמורה להטבות מחוץ לעמותה.

1. עירוב ושימוש משותף במשאבים (Resource Bleeding):

העמותה וחברה פרטית שבבעלות חבר ועד או מנכ"ל חולקות את אותו משרד, אותם מחשבים או אותו כוח אדם,
כאשר החשבוניות וההוצאות נרשמות בעיקר על חשבון העמותה. בביקורת עומק, הרשם רואה בכך "זליגת נכסים" אסורה.

1. פיצול חשבוניות והתקשרויות (Invoice Splitting):

חלוקת הזמנת רכש גדולה מספק המקורב לבעלי תפקידים למספר חשבוניות קטנות מתחת לרף המחייב מכרז או אישור ועדת ביקורת, כדי לחמוק מגילוי נאות ומבדיקה אובייקטיבית.ה"נורות האדומות" שהמפקחים של רשם העמותות מחפשים

במהלך ביקורת עומק, בודקי הרשם ורואי החשבון מטעמו מוציאים נתונים מספר הספקים והנהלת החשבונות של העמותה ומחפשים את המאפיינים הבאים:

• כתובות או חברות בנות חופפות: ספק הרשום באותה כתובת מגורים או משרד של חבר ועד, מורשה חתימה או מנהל בכיר בעמותה.

• התקשרויות בספקים יחידים (Sole Source) לאורך זמן: רכישת שירותים או מוצרים בהיקפים משמעותיים מספק אחד ללא ביצוע השוואת מחירים תקופתית (לפחות 3 הצעות מחיר) או מכרז כנדרש.

• חוסר הלימה במחירי השוק: תשלום מופרז עבור שירותים אמורפיים (כגון "ייעוץ אסטרטגי", "לובינג" או "פיתוח משאבים") ללא תוצרים מוגדרים ומדידים בכתב.

• חשבוניות מעורפלות: חשבוניות ספק ללא פירוט שעות, ללא פירוט מוצרים או ללא חוזה התקשרות חתום ומאושר כחוק.

מהן ההשלכות של גילוי ניגוד עניינים סמוי?

אם הרשם מגלה כי העמותה ביצעה רכש תוך ניגוד עניינים סמוי שלא אושר במנגנונים המיוחדים בחוק:

• שלילת אישור ניהול תקין: פגיעה ישירה ביכולת לקבל תמיכות מדינה, תקציבים מוניציפליים והכרה לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה.

• דרישה להשבת כספים: הרשם עשוי לקיים הליך לפירוק או לדרוש מבעלי התפקידים והספקים להשיב את הכספים לקופת העמותה.

• חווות דעת אישית והטלת אחריות: חברי הוועד המנהל וחברי ועדת הביקורת עלולים להיחשף לתביעות אישיות בגין הפרת חובת האמונים והזהירות כלפי התאגיד.

4 צעדים להגנת העמותה: פרוטוקול רכש נקי מסיכונים

כדי להבטיח שהארגון שלכם עומד בדרישות המחמירות של רשם העמותות ואינו חשוף לסיכונים, מומלץ ליישם את הצעדים הבאים:

1. החתמה שנתית על שאלון ניגוד עניינים מורחב

אל תסתפקו בהצהרה כללית. דרשו מכל חברי הוועד המנהל, חברי ועדת הביקורת, המנכ"ל ומנהלי הרכש לחתום מדי שנה על שאלון מפורט הכולל גילוי על:

• אחזקות במניות או שותפויות בעסקים פרטיים.

• קשרים מסחריים עם ספקים קיימים או פוטנציאליים של העמותה.

• עיסוקים נוספים של בני משפחה מורחבים.

2. נוהל רכש מוסדר וקשיח

קבעו נוהל רכש פנימי שאינו מאפשר שיקול דעת חופשי:

• התקשרות מעל סכום מסוים מחייבת בדיקת 3 הצעות מחיר בכתב.

• חובת הצהרת "היעדר זיקה" של הספק בגוף הצעת המחיר או בחוזה ההתקשרות.

• הגבלת סמכות ספק יחיד ואישורו רק על ידי ועדת הביקורת והוועד המנהל.

3. סעיף "שקיפות ספקי משנה" בהסכמים

שלבו בחוזי ההתקשרות עם ספקים מרכזיים סעיף המחייב את הספק להצהיר אם בכוונתו להעסיק קבלני משנה שיש להם זיקה כלשהי לבעלי תפקידים בעמותה.

4. בקרה תקופתית של ועדת הביקורת

על ועדת הביקורת לבחון באופן מדגמי אחת לשנה את ספר הספקים של העמותה, להשוות את הרשימה להצהרות ניגוד העניינים של חברי הוועד והמנהלים, ולוודא כי מחירי הרכש תואמים את מחירי השוק.

רוצים לוודא שמערך הרכש והספקים שלכם חסין ב-100%?

במרכז לניהול עמותות אנחנו מסייעים לארגונים לבצע סקירת סיכוני רכש וספקים, לנסח נוהלי רכש מותאמים אישית ולהכין את העמותה לכל ביקורת עומק של רשם העמותות.