פעמים רבות, דווקא למפרע ולאחר ביצוע עולה השאלה האם עמדנו בכללי חוק העמותות ובדרישות רשם העמותות לחלוקה נכונה של מלגות בעמותה. לעיתים רבות מתגלה כי האופן בו חולקו מלגות היה לקוי, והדבר מסב לעמותה נזקים לטווח ארוך, גם הרבה זמן לאחר שכבר הסתיימה חלוקת המלגה.

מה היא – אם כן הדרך הנכונה לחלוקת מלגות, מה אסור לעשות ומה גובה המלגה המותרת לחלוקה?

כפוף למטרות העמותה
ראשית נתחיל בכך, שעמותה יכולה לחלק מלגות רק אם במטרותיה מצוינת מטרה כגון מתן מלגות לתלמידים או כולל אברכים וכן הלאה. אין ולא תהיה אפשרות לתשלום מלגות באופן מותר בדרך אחרת כל שהיא. נקודה זו מודגשת בתחילה בעיקר בשל העובדה כי פעילות רק במסגרת המטרות המאושרות של העמותה הינה חיונית, חשובה ואף קריטית.

גובה מלגה סביר
לאחר שצלחנו את מטרות העמותה, והתברר כי לעמותה מותר לחלק מלגות מכוח המטרות המאושרות שלה, נתמקד בגובה המלגה. ראשית חייב להקפיד כי גובה המלגה לא יעבור את שכר המינימום, הסיבה לכך היא שהדבר יכול להתפרש בנקל כמשכורת "סמויה" שמשולמת בצורת מלגה כדי לחסוך במיסים או כדי להתגבר על בעיה אחרת.
מלגה עד סך של כ- 3500 ₪ לחודש נחשבת כיום לסבירה. יש לציין כי קיימים גופים אשר משלמים מלגות מעל הגובה הזה, אך צריך להסדיר את העניין באופן חוקי. רצוי להתייעץ על כך עם רואה החשבון של העמותה, בטרם עת, ולא רק לאחר שניתנה המלגה. כל תיקון או אישור ייעשה במסגרת נסיבות המקרה הספציפי.

קביעת נוהל לחלוקת מלגות
על העמותה לקבוע בנהליה נוהל מסודר לחלוקת מלגות. המלגות חייבות להיות מחולקות רק על פי הנוהל לחלוקת מלגות אשר אושר מבעוד יום ע"י האסיפה הכללית של העמותה.

רישום ומעקב אחר חלוקת המלגה
יש לנהל רישום שעות מסודר, או לחלק את המלגות עפ"י קריטריונים קבועים מראש ולא על סמך תחושות בטן.
רצוי לקבוע ועדה שיואצלו לה סמכויות האסיפה הכללית בעניין חלוקת המלגות. במסגרת תפקידה תצטרך הוועדה לפקח על חלוקת המלגות בעמותה.
על וועדה זו  להתכנס מידי חודש או מידי תקופה ולבחון את חלוקת המלגות על פי הנהלים. בסיום בחינת הזכאות הספציפית של אדם מסוים לקבלת מלגה, תורה הוועדה לחברי הוועד המנהל של העמותה מי זכאי לקבל את המלגה ומה סכומה.

מלגה משולמת לבעליה בלבד
מלגות חייבות להיות משולמות ע"י שיק "למוטב בלבד" למקבל המלגה בלבד. אם מקבל המלגה אינו יכול לקבל שיק למוטב בלבד מסיבה כל שהיא, הוא יכול לקבל את השיק "למוטב בלבד" ללא סימון "קרוס", או לקבלו על שם מישהו אחר, לאחר שהצהיר על כך בכתב ונימק די הצורך מדוע אין הוא יכול לקבל שיק על שמו. על העמותה להצמיד הצהרה זו לפירוט התשלום שבוצע למקבל המלגה.

רישום מלגות בהנהלת חשבונות 
בהנהלת החשבונות של העמותה תנוהל כרטסת נפרדת עבור כל מקבל מלגה ובה יפורטו תשלומי המלגות באופן נפרד מתשלומים אחרים שקיבל אותו אדם.
מלבד זאת, חשוב להדגיש קיים איסור מוחלט על חלוקה מקבילה של מלגה ומשכורת לאותו אדם.
בכל ספק או שאלה בנוגע לחלוקת מלגות בעמותה מומלץ להתייעץ עם איש מקצוע בטרם החלוקה על מנת שלא לבצע טעויות שייסבו נזקים רבים לעמותה.

לפרטים נוספים ושאלות פנו אלינו>>