הגשת המסמכים לקבלת אישור ניהול תקין
בימים אלו ממש, נדרשות העמותות ע"י רשם העמותות להגיש את המסמכים לצורך קבלת אישור ניהול תקין לשנה הבאה. מהן דרישות הרשם לקבלת אישור ניהול תקין וממה יש להיזהר בבואנו למסור את המסמכים לצורך קבלת אישור ניהול תקין?
כפי שכל מנהל עמותה יודע, בימים אלו חלה על עמותות חובה להגיש מסמכים, על פי דרישת רשם העמותות לצורך קבלת אישור ניהול תקין. לכאורה מסמכים אלו הינם מסמכים רגילים שממילא נמצאים באמתחתה של העמותה, , אך – מנהלי עמותות שימו לב. אם מדובר רק בסדרת מסמכים טכניים לקבל אישור ניהול תקין, מה התועלת שבמסירתם? האם רשם העמותות הוא משרד קיקיוני חסר שיניים?
המציאות מראה לנו מידי פעם ובתקופה האחרונה יותר ויותר כי אין מדובר בגוף "חסר תוקף" או חסר שיניים. רשם העמותות עושה את מלאכתו נאמנה. הוא עורך ביקורות אוכף נהלים וסדר היכן שצריך, ואגב פעילותו, עולם העמותות נכנס לעידן חדש ותקין יותר.
אם כן, מה כל עניין נושא אישור ניהול תקין ? התשובה לכך היא פשוטה. על מנת שרשם העמותות יוכל לכפות התנהלות תקינה ומסודרת על "נתיניו", הרי הם כל העמותות הרשומות, חייב הוא לקבל לידיו מסמכים שונים המלמדים על בעלי התפקידים בעמותה, נושאי משרה, הנושאים באחריות הכספית, הניהולית והארגונית של העמותות, המסמכים מראים אף ובעיקר מכוח מה פעלו האנשים הרלוונטיים ומאין הואצלה להם הסמכות לפעול בשם העמותה? וכאשר בעלי תפקידים אלו בעמותה ייבדקו לעומק, יוכל רשם העמותות להעמידם לדין, ואף לדרוש מבית המשפט "הרמת מסך" אשר תאפשר משפטית לשלוח יד ברכושם הפרטי של נושאי המשרה הרלוונטיים במידת הצורך, אם וכאשר יסתבר שהם הפרו אמונים.
המלצתנו למנהלי העמותות, היא לנהל רישום פרוטוקולים על אסיפות העמותה שיהיו כמה שניתן מפורטים יותר, לא לחסוך במילים, לבצע אסיפות כלליות על נושאים הדורשים זאת באופן שותף ולא להסתפק באסיפה כללית אחת בשנה. לא להסתפק בביצוע אסיפה כללית שתעסוק רק בפירוט הפעילות בשנה הקודמת.
באמצעות תיעוד מפורט בפרוטוקולים של ההצבעות ואופן קבלת החלטות בנושאים חשובים בעמותה, נושאי המשרה בעמותה יכולים לפזר את האחריות על כלל חברי העמותה. כך שגם אם בסופו של יום מסיבה כלשהי התקבלה החלטה שגויה ע"י האסיפה הכללית, הדבר יקבל התייחסות סלחנית יותר מאשר החלטה שהתקבלה ע"י אדם אחד או ע"י שני חברי הוועד המנהל של העמותה בלבד.
במידה ויש פרוטוקולים זהים וקצרים מידי, רוב נתח האחריות נופלת על כתפיהם של נושאי המשרה, ועליהם בלבד.
הגשת מסמכים לרשם העמותות סוף פסוק, שכן גם אם באמצעות פעולה טכנית זאת תקבל אישור ניהול תקין, לאחר בדיקה מינימאלית של פקיד זה או אחר, שבודק רק אם כל המסמכים הנדרשים נמסרו, האם מצורפים הפרוטוקולים והאם הם חתומים כדין, אך אינו בודק כלל וכלל את מהותם ותוכנם. בדיקה זו נערכת רק מאוחר יותר, הרבה זמן אחרי שתקבל בפועל אישור ניהול תקין.
